Eine gemeinnützige Stiftung, die Bildungs- und Erziehungsprojekte in der Region fördert — geführt von einem dreiköpfigen, ehrenamtlichen Vorstand.
Der Vorstand
Die Ausgangslage
Engagement ist da, die Werkzeuge nicht
„Wir haben Beschlüsse in Word getippt, Excel-Listen lagen verstreut in verschiedenen Clouds — es lief einfach nicht. Irgendwann ging mehr Zeit in die Verwaltung als in die Förderung."
Die täglichen Reibungspunkte
- Beschlüsse verstreut in Word-Dokumenten ohne klare Nummerierung
- Belege und Verträge in unterschiedlichen Postfächern
- Gesetzliche Fristen nur im persönlichen Kalender einzelner
- Zuwendungsbestätigungen mühsam von Hand erstellt
- Kein gemeinsamer Überblick über Budget und Mittelverwendung
So läuft es mit Stiftungsboard
- Jeder Beschluss automatisch nummeriert und an einem Ort
- Verträge & Belege landen per Inbox direkt in der Plattform
- Fristen zentral im Compliance-Kalender, für alle sichtbar
- Zuwendungsbestätigungen auf Knopfdruck nach BMF-Muster
- Budget & Mittelverwendung jederzeit im gemeinsamen Blick
Klingt vertraut?
Sehen Sie selbst, wie einfach Stiftungsarbeit sein kann.
Der Weg mit Stiftungsboard
Von der Sitzung bis zum Nachweis — alles an einem Ort
So orchestriert die Seitz-Stiftung ihren Förderzyklus in Stiftungsboard — jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, ohne Medienbruch.
Vorstandssitzung vorbereiten
Janek legt die Sitzung mit Agenda-Builder an. Alle drei sehen Tagesordnung und relevante Unterlagen vorab — der Copilot fasst die letzten Protokolle zusammen, sodass alle ohne langes Nachlesen im Bild sind.
Janek: „Ich starte die Sitzung im Live-Modus — Beschlüsse werden direkt protokolliert und automatisch nummeriert."
Beschluss fassen
Der Vorstand beschließt die Förderung eines Lesepaten-Projekts über 8.000 €. Der Beschluss wird automatisch nummeriert (B-2025-027), haftungssicher dokumentiert und ist sofort für alle nachvollziehbar — kein Word-Dokument, kein Suchen.
Janek: „Jeder Beschluss ist sauber festgehalten und nummeriert — nichts geht mehr verloren."
Vom Beschluss zur Umsetzung
Aus dem Beschluss wird mit einem Klick ein Projekt mit Budget. Ralf steuert die Umsetzung, Desiree erfasst Auszahlungen direkt am Projekt — jeder Beleg bleibt mit dem Beschluss verknüpft und die Mittelverwendung ist lückenlos nachweisbar.
Ralf: „Der Beschluss landet direkt als Projekt auf meinem Tisch — inklusive Budget. Ich muss nichts doppelt erfassen."
Verträge per Inbox direkt einspielen
Ein neuer Fördervertrag kommt per E-Mail? Desiree leitet ihn an die eigene Inbox-Adresse der Stiftung weiter — der Copilot fasst ihn zusammen, und mit einem Klick wird daraus ein Projekt. So orchestriert die Plattform alle Informationen an einem Ort, statt sie über Postfächer zu verstreuen.
Desiree: „Ich schicke den Vertrag einfach an unsere Inbox — Sekunden später liegt er strukturiert in der Plattform und ist als Projekt angelegt."
Alles im Blick
Alle Beschlüsse der Stiftung liegen chronologisch im Decision-Log — mit Status und Verknüpfung zur Umsetzung. Eine Frage an den Copilot genügt, und der Vorstand hat jederzeit den vollen Überblick, ohne irgendwo zu suchen.
Janek: „Ich sehe auf einen Blick, welche Beschlüsse offen sind und welche umgesetzt — jederzeit."
Alle diese Informationen liegen an einem Ort — und genau darauf greift der Stiftungs-Copilot zu. Mit jedem Beschluss, Dokument und Projekt wird er klüger und unterstützt die Seitz-Stiftung bei immer mehr Aufgaben.
Eine Frage genügt
Der Vorstand der Seitz-Stiftung fragt den Copilot in natürlicher Sprache — und erhält Antworten auf Basis der echten Daten der Stiftung, mit Quellenangabe.
„Welche Beschlüsse haben wir 2025 zur Bildungsförderung gefasst?"
Drei Beschlüsse: B-2025-014 (Stipendien), B-2025-021 (Schul-Kooperation) und B-2025-027 (Lesepaten). Zwei sind umgesetzt, einer in Arbeit.
Decision-Log„Wie viel Budget ist im Lesepaten-Projekt noch frei?"
Vom Budget über 8.000 € sind 3.200 € ausgezahlt. Verbleibend: 4.800 €. Eine Rechnung über 600 € wartet auf Freigabe.
Finanzen & Projekte„Welche Fristen stehen in den nächsten 30 Tagen an?"
Zwei: Jahresrechnung bis 31.08. und Mittelverwendungsnachweis bis 15.08. Für beide sind die Unterlagen bereits vorbereitet.
Compliance-KalenderJe mehr die Seitz-Stiftung pflegt, desto klüger wird ihr Copilot. Jedes Dokument, jeder Beschluss und der hinterlegte Kontext fließen in eine gemeinsame Wissensbasis — abrufbar bei jeder Frage.
Das Ergebnis
Mehr Zeit für Förderung, weniger für Verwaltung
weniger Verwaltungsaufwand
Routineaufgaben wie Protokolle, Quittungen und Fristen laufen weitgehend automatisch.
nachvollziehbare Beschlüsse
Jeder Beschluss ist nummeriert, dokumentiert und mit seiner Mittelverwendung verknüpft.
alles zentral
Governance, Projekte, Finanzen und Dokumente — der gesamte Vorstand arbeitet in einer Plattform.
„Stiftungsboard hat uns das Werkzeug gegeben, das wir als ehrenamtlicher Vorstand immer gebraucht haben. Wir kümmern uns wieder um Wirkung — nicht um Verwaltung."